Trong hòa giải thương mại, hòa giải viên tập trung vào việc hỗ trợ các bên tìm kiếm giải pháp giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra thuận lợi, các hoạt động hành chính như bố trí lịch, địa điểm, gửi tài liệu và hỗ trợ tổ chức cũng có vai trò quan trọng.
Điều 8 Quy tắc Hòa giải CLAC quy định Trung tâm có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hòa giải theo yêu cầu của các bên và hòa giải viên.
1. Trung tâm hỗ trợ hành chính khi có yêu cầu
Theo Điều 8, Trung tâm thực hiện việc hỗ trợ khi có yêu cầu của các bên hoặc hòa giải viên. Quy định này cho thấy Trung tâm không tự mình can thiệp vào nội dung tranh chấp hay áp đặt phương án giải quyết, mà chủ yếu bảo đảm các điều kiện cần thiết để thủ tục hòa giải được tiến hành ổn định.
Sự hỗ trợ của Trung tâm có thể được thực hiện trong toàn bộ quá trình hòa giải, từ giai đoạn chuẩn bị cho đến khi các bên hoàn tất thủ tục. Nhờ đó, hòa giải viên và các bên có thể tập trung vào việc trao đổi, đánh giá lợi ích và tìm kiếm phương án thỏa thuận.
2. Bố trí thời gian hòa giải
Một trong những nội dung hỗ trợ quan trọng là bố trí thời gian tiến hành hòa giải. Trung tâm có thể hỗ trợ các bên và hòa giải viên trong việc sắp xếp lịch làm việc phù hợp với tính chất vụ tranh chấp và điều kiện tham gia của các bên.
Việc sắp xếp thời gian cần bảo đảm các bên có cơ hội tham dự, chuẩn bị tài liệu và trao đổi đầy đủ. Trong trường hợp cần tổ chức nhiều buổi làm việc, Trung tâm có thể hỗ trợ điều phối lịch để quá trình hòa giải không bị gián đoạn không cần thiết.
3. Bố trí địa điểm hòa giải
Trung tâm cũng có thể hỗ trợ bố trí địa điểm tiến hành hòa giải. Địa điểm hòa giải cần phù hợp với yêu cầu bảo mật, điều kiện làm việc của hòa giải viên và khả năng tham dự của các bên.
Tùy theo yêu cầu cụ thể, việc hòa giải có thể được tổ chức tại địa điểm do Trung tâm sắp xếp hoặc tại địa điểm phù hợp khác theo điều kiện của quá trình hòa giải. Mục tiêu của việc hỗ trợ này là tạo ra môi trường thuận lợi để các bên trao đổi một cách nghiêm túc và hiệu quả.
4. Hỗ trợ hành chính trong suốt quá trình hòa giải
Ngoài thời gian và địa điểm, Trung tâm còn có thể cung cấp các hỗ trợ hành chính khác theo yêu cầu của các bên và hòa giải viên.
Các công việc hành chính có thể bao gồm:
- Hỗ trợ liên hệ và điều phối lịch làm việc.
- Hỗ trợ chuẩn bị địa điểm hòa giải.
- Hỗ trợ việc tiếp nhận, quản lý và chuyển giao tài liệu.
- Hỗ trợ liên lạc giữa các bên và hòa giải viên.
- Hỗ trợ tổ chức các buổi làm việc chung hoặc riêng.
- Thực hiện các công việc hành chính cần thiết khác phục vụ quá trình hòa giải.
Những hoạt động này mang tính hỗ trợ, không thay thế vai trò của hòa giải viên và không làm thay đổi quyền tự quyết của các bên.
5. Cử người trợ giúp cho hòa giải viên và các bên
Theo Điều 8, Trung tâm có thể cử người trợ giúp cho hòa giải viên và các bên trong suốt quá trình hòa giải.
Người trợ giúp có thể hỗ trợ các công việc hành chính, điều phối lịch, chuẩn bị tài liệu hoặc bảo đảm các điều kiện cần thiết cho các buổi làm việc. Người này không có quyền quyết định thay hòa giải viên và cũng không có quyền áp đặt phương án giải quyết đối với các bên.
Việc cử người trợ giúp đặc biệt hữu ích đối với những vụ tranh chấp có nhiều bên tham gia, nhiều tài liệu hoặc cần tổ chức nhiều buổi làm việc ở các thời điểm khác nhau.
6. Khi nào nên yêu cầu Trung tâm hỗ trợ?
Các bên hoặc hòa giải viên có thể cân nhắc yêu cầu Trung tâm hỗ trợ trong các trường hợp:
- Các bên ở khác tỉnh, thành phố hoặc khác quốc gia.
- Có nhiều bên cùng tham gia hòa giải.
- Vụ việc cần tổ chức nhiều phiên làm việc.
- Các bên cần địa điểm trung lập để trao đổi.
- Hồ sơ có số lượng tài liệu lớn.
- Hòa giải viên cần hỗ trợ điều phối hành chính.
- Các bên gặp khó khăn trong việc thống nhất thời gian hoặc địa điểm.
Yêu cầu hỗ trợ càng được đưa ra sớm thì Trung tâm càng có điều kiện chuẩn bị phù hợp với tính chất của vụ việc.
Giải đáp thắc mắc (Q&A)
1. Trung tâm có bắt buộc phải hỗ trợ hành chính trong mọi vụ hòa giải không?
Điều 8 quy định Trung tâm hỗ trợ khi có yêu cầu của các bên và hòa giải viên. Nội dung và phạm vi hỗ trợ phụ thuộc vào nhu cầu thực tế của quá trình hòa giải.
2. Trung tâm có được quyết định thay các bên không?
Không. Trung tâm chỉ hỗ trợ về mặt hành chính, còn các bên vẫn tự quyết định việc tiếp tục hòa giải, nội dung thỏa thuận và kết quả giải quyết tranh chấp.
3. Ai có thể yêu cầu Trung tâm hỗ trợ?
Các bên tranh chấp và hòa giải viên đều có thể yêu cầu Trung tâm hỗ trợ trong phạm vi cần thiết cho quá trình hòa giải.
4. Hỗ trợ hành chính có bao gồm bố trí địa điểm hòa giải không?
Có. Điều 8 nêu rõ Trung tâm có thể hỗ trợ việc bố trí thời gian, địa điểm hòa giải theo yêu cầu của các bên và hòa giải viên.
—————————————————-
Trung tâm Trọng tài Cửu Long (CLAC)
📍 Địa chỉ: Số 253AC2, Đường số 4, KDC Hồng Phát, phường An Bình, quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ.
📞 Hotline: 0292.2246.698
📧 Email: trongtaicuulong@gmail.com
