Phương thức trọng tài thương mại được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn một phần nhờ vào tính linh hoạt và tôn trọng quyền tự định đoạt của các bên. Một trong những minh chứng rõ nét cho điều này là quy định về đại diện tham gia tố tụng tại Điều 6 Quy tắc Tố tụng.
Quyền trực tiếp tham gia hoặc ủy quyền cho người đại diện
Việc trực tiếp xử lý các rắc rối pháp lý đôi khi là rào cản lớn đối với các giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp do áp lực về thời gian và chuyên môn. Nhận thấy điều này, Điều 6 Quy tắc Tố tụng cho phép các bên có quyền:
- Trực tiếp tham gia tố tụng trọng tài.
- Cử người đại diện trọng tài tham gia giải quyết vụ tranh chấp thay cho mình.
Người được cử làm đại diện có thể là bất kỳ cá nhân nào mà doanh nghiệp tin tưởng, bao gồm:
- Luật sư bảo vệ quyền lợi.
- Chuyên gia pháp lý nội bộ hoặc cố vấn am hiểu pháp luật.
- Nhân sự quản lý trực tiếp giao dịch đang phát sinh tranh chấp.
Việc ủy quyền cho những người có chuyên môn sâu về pháp lý hoặc nắm vững hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi một cách tối ưu, đẩy nhanh tiến độ xử lý và đảm bảo chất lượng tranh tụng.
Việc đại diện phải được lập thành văn bản
Mặc dù doanh nghiệp có toàn quyền tự do lựa chọn người đại diện, nhưng Điều 6 Quy tắc Tố tụng cũng quy định chặt chẽ về hình thức ủy quyền. Việc ủy quyền này bắt buộc phải được lập bằng văn bản.
Điều này có nghĩa là, các hình thức ủy quyền bằng lời nói hoặc các tin nhắn trao đổi không chính thức sẽ không được công nhận. Một văn bản ủy quyền hợp lệ cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, thể hiện rõ:
- Thông tin của doanh nghiệp ủy quyền và người được ủy quyền.
- Phạm vi công việc mà người đại diện được phép thực hiện (nộp đơn, nhận thông báo, tham dự phiên họp, trình bày ý kiến, ký kết thỏa thuận…).
- Chữ ký, đóng dấu hợp lệ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Nếu văn bản ủy quyền không rõ ràng, có thể phát sinh những tranh cãi về việc người đại diện có được thực hiện một hành vi tố tụng cụ thể nào đó hay không, làm gián đoạn quá trình giải quyết tranh chấp.
Cung cấp bằng chứng thẩm quyền của người đại diện
Để bảo đảm người tham gia tố tụng thực sự có tư cách hợp lệ, tránh rủi ro “giả mạo” đại diện, Điều 6 cũng đặt ra yêu cầu về bằng chứng thẩm quyền. Cụ thể, khi có yêu cầu, các bên phải xuất trình được những chứng cứ chứng minh thẩm quyền của người tham gia tố tụng.
Các chứng cứ này thường bao gồm:
- Bản gốc hoặc bản sao y công chứng văn bản ủy quyền hợp lệ.
- Giấy tờ chứng minh tư cách của người đại diện theo pháp luật (người ký giấy ủy quyền), chẳng hạn như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Giấy tờ tùy thân của người được cử đại diện (CCCD/Hộ chiếu).
Việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu chứng minh thẩm quyền không chỉ là tuân thủ thủ tục hành chính, mà còn là bước đi bắt buộc để bảo vệ tính hợp pháp của toàn bộ quá trình tham gia tố tụng, tránh tình trạng hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc tư cách tham gia bị từ chối.
Giải đáp thắc mắc (Q&A)
Doanh nghiệp có bắt buộc người đại diện theo pháp luật phải trực tiếp dự phiên họp không?
Không. Theo quy định về việc đại diện tham gia tố tụng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể cử người khác (như luật sư hoặc nhân viên) đại diện tham dự, miễn là có văn bản ủy quyền hợp lệ.
Người đại diện trọng tài có thể là luật sư không?
Có. Luật sư là lựa chọn rất phổ biến và được khuyến khích khi tham gia tố tụng trọng tài, nhờ vào kỹ năng đánh giá chứng cứ và lập luận pháp lý sắc bén.
Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo. Để được hướng dẫn chi tiết về mẫu giấy ủy quyền hợp lệ, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
Trung tâm Trọng tài Cửu Long (CLAC)
📍 Địa chỉ: Số 253AC2, Đường số 4, KDC Hồng Phát, phường An Bình, quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ.
📞 Hotline: 0292.2246.698
📧 Email: trongtaicuulong@gmail.com
