Thông báo và tài liệu trong tố tụng trọng tài: Cách gửi, cách tính thời hạn theo Quy tắc CLAC
Điều 5 của Quy tắc Tố tụng CLAC đặt ra khung thủ tục cho việc gửi thông báo, tài liệu và xác định thời điểm các bên được coi là đã nhận.
Đây là quy định rất quan trọng vì nhiều thời hạn tố tụng trong các điều tiếp theo đều được tính từ mốc “đã nhận”, chứ không chỉ từ ngày Trung tâm phát hành văn bản.
1. Tài liệu gửi tới Trung tâm phải đủ số bản
Khoản 1 Điều 5 quy định thông báo, tài liệu do một bên gửi tới Trung tâm phải đủ số bản để Trung tâm gửi cho mỗi thành viên của Hội đồng Trọng tài một bản, cho bên kia một bản và lưu một bản tại Trung tâm.
Nói cách khác, doanh nghiệp không thể chỉ chuẩn bị một bộ hồ sơ duy nhất nếu tài liệu đó còn phải được chuyển cho Hội đồng Trọng tài và bên còn lại trong vụ tranh chấp.
Quy định này ảnh hưởng trực tiếp đến các bước nộp đơn khởi kiện, bản tự bảo vệ, đơn kiện lại và cả văn bản sửa đổi, bổ sung sau đó.
Nếu không chuẩn bị đủ số bản ngay từ đầu, hồ sơ dễ phát sinh thiếu sót về mặt thủ tục và làm chậm quá trình tiếp nhận, chuyển gửi tài liệu.
2. Trung tâm gửi thông báo, tài liệu bằng cách nào?
Khoản 2 Điều 5 quy định thông báo, tài liệu được Trung tâm gửi tới các bên theo đúng địa chỉ do các bên cung cấp.
Các phương thức gửi có thể bao gồm giao trực tiếp, thư bảo đảm, thư điện tử, fax hoặc bất kỳ phương thức nào khác có ghi nhận việc gửi này.
Điểm mấu chốt ở đây là địa chỉ sử dụng để gửi phải là địa chỉ do chính các bên cung cấp cho Trung tâm.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ liên hệ, email hoặc người nhận mà không cập nhật kịp thời, rủi ro về việc bỏ lỡ thông báo tố tụng sẽ rất lớn vì Trung tâm vẫn được quyền gửi theo thông tin đã được cung cấp trước đó.
3. Cách tính thời hạn tố tụng từ mốc đã nhận
Khoản 5 Điều 5 quy định thời hạn trong Quy tắc bắt đầu được tính từ ngày tiếp theo ngày mà thông báo, tài liệu được coi là đã nhận theo Khoản 4.
Nếu ngày tiếp theo đó không phải là ngày làm việc theo quy định tại nơi nhận, thì thời hạn được tính từ ngày làm việc đầu tiên tiếp theo; nếu ngày cuối cùng của thời hạn không phải là ngày làm việc theo quy định tại nơi nhận, thì thời hạn kết thúc vào cuối ngày làm việc đầu tiên tiếp theo.
4. Ảnh hưởng thực tế đối với doanh nghiệp
Từ Điều 5 có thể thấy, doanh nghiệp tham gia tố tụng trọng tài cần lưu ý cung cấp chính xác thông tin liên hệ, người nhận thư và theo dõi văn bản đến.
Một sơ suất nhỏ như không cập nhật địa chỉ, không kiểm tra email thường xuyên hoặc không phân công người tiếp nhận thông báo có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ thời hạn nộp bản tự bảo vệ, thời hạn chọn Trọng tài viên hoặc các mốc phản hồi quan trọng khác.
Về thực tiễn, doanh nghiệp nên lưu ý ba việc: cung cấp địa chỉ nhận thông báo chính xác ngay từ đầu, theo dõi đầy đủ mọi phương thức liên lạc đã đăng ký với Trung tâm.
Giải đáp thắc mắc (Q&A)
1. Trung tâm có được gửi thông báo bằng email không?
Có. Khoản 2 Điều 5 cho phép Trung tâm gửi thông báo, tài liệu bằng thư điện tử, bên cạnh giao trực tiếp, thư bảo đảm, fax hoặc phương thức khác có ghi nhận việc gửi.
2. Không nhận thư trực tiếp thì có bị coi là đã nhận không?
Có thể có. Theo Khoản 4 Điều 5, tài liệu vẫn được coi là đã nhận vào ngày giao nếu đã được gửi phù hợp hoặc niêm yết phù hợp theo Khoản 2 hoặc Khoản 3 Điều 5.
3. Thời hạn tố tụng bắt đầu tính từ ngày nào?
Theo Khoản 5 Điều 5, thời hạn bắt đầu tính từ ngày tiếp theo ngày thông báo, tài liệu được coi là đã nhận.
4. Nếu ngày cuối cùng rơi vào ngày nghỉ thì sao?
Khoản 5 Điều 5 quy định nếu ngày cuối cùng không phải là ngày làm việc theo quy định tại nơi nhận thì thời hạn kết thúc vào cuối ngày làm việc đầu tiên tiếp theo.
————————————————–
Trung tâm Trọng tài Cửu Long (CLAC)
📍 Địa chỉ: Số 253AC2, Đường số 4, KDC Hồng Phát, phường An Bình, quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ.
📞 Hotline: 0292.2246.698
📧 Email: trongtaicuulong@gmail.com
